Fondation Raoul Follereau : dépendre des dons oblige à être économe

La Fondation Raoul Follereau, mouvement caritatif universel et indépendant reconnu d’utilité publique, mène un âpre combat contre la lèpre et ses conséquences et lutte contre toutes les exclusions. Son financement dépend intégralement de la générosité du public.
 
Mais dans un contexte de crise, celle-ci se fait plus discrète, contraignant ceux qui en dépendent d’être plus que jamais soucieux de la gestion des ressources.
 
Par ailleurs, transparence et rigueur constituent la charte déontologique de la fondation. Les comptes sont certifiés et mis à disposition des donateurs ; la sélection des projets est rigoureuse et les prestations des partenaires sont soumises à des contrôles. Et l’optimisation des frais de fonctionnement figure parmi les principaux critères de « performance ».
 
C’est pourquoi la Fondation Raoul Follereau a demandé à Stéphane Richard, consultant d’Expense Reduction Analysts et spécialiste marketing, d’effectuer une analyse approfondie de ses budgets impression et routage.
 
Une opération stratégique qui exige un processus optimisé
 
La fondation engage différentes actions de sensibilisation et de fidélisation. Dans ce cadre, elle édite huit fois par an une revue destinée à ses donateurs et aux relais d’opinion. Par souci de transparence, elle publie également un rapport de gestion annuel. Et en parallèle, elle mène des campagnes d’appels aux dons par courriers personnalisés imprimés et routés.
 
Les supports sont envoyés régulièrement à des centaines de milliers d’exemplaires et à des dates très précises. Il convient ainsi de s’assurer de la bonne marche des différentes étapes du processus : impression, mise sous pli et routage.
 
Généralement, ces opérations sont effectuées par des prestataires différents répartis tout au long de la chaîne. Une démarche qui demande de disposer de compétences d’intégrateur pour en gérer toute la logistique. Aussi, sous les recommandations de Stéphane Richard, la fondation a choisi de la déléguer à un prestataire unique.
 
Après un état des lieux complet en termes de besoins et de coûts et après avoir consulté différents fournisseurs sans oublier celui en place, le choix s’est porté sur un intégrateur qui remplissait tous les critères en termes de tarifs et de qualité. Par ailleurs, ce dernier a accepté la requête de la fondation, à savoir poursuivre la relation avec le routeur historique.
 
24% d’économies à réaffecter à la lutte
 
Les résultats ne se sont pas fait attendre ; 1 mois après la mise en place des solutions retenues, 24% d’économies ont été réalisées. Un gain qui pourra être réaffecté aux opérations de terrain qui sont au cœur des missions de la fondation.
 
De plus, il n’y a pas eu de surcoût à faire appel à un seul prestataire pour gérer toute la logistique. Parce que c’est son métier, il connaît tous les rouages. En raison du volume d’affaires, il est en position de force pour négocier. Effectuer cette tâche en interne aurait demandé de recruter une personne à temps partiel qui sache gérer toutes les opérations successives et assurer l’interface avec des prestataires qui jouent de leur jargon.
 
Un succès dû au travail d’équipe
 
Le succès de la mission tient à la qualité de la relation entre l’expert et la fondation qui a missionné un interlocuteur unique. Ce dernier étant aussi décideur, cela a permis de réduire notablement les circuits de décision parfois complexes lorsque plusieurs personnes sont consultées.
 
De plus, la confiance instaurée entre l’expert et la fondation a permis de réaliser la mission en un temps record. Les recommandations revues en commun ont pu être aussitôt mises en œuvre.
 
Cette confiance s’est aussi installée avec le fournisseur. Elle représente un élément fondamental pour aborder la seconde phase de la mission : une réflexion stratégique sur les formats des documents envoyés.